Organisationen und Geschäftsprozesse managen, strukturieren und transparent gestalten 2018-06-15T12:09:21+00:00

Organisationen und Geschäftsprozesse managen, strukturieren und transparent gestalten

In meiner täglichen Praxis erlebe ich häufig, dass selbst in Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern keine Geschäftsprozesse implementiert und / oder dokumentiert sind. Die Folgen sind deutlich und zum Teil auch dramatisch und kaum vorstellbar (aber wahr!):

  • Abteilungsleiter die nicht ihren Führungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben nachkommen

  • Mitarbeiter die ihren Job aus Unkenntnis heraus nicht machen (können)

  • fehlende Abteilungsorganisation, die in der Kreditorenbuchhaltung zu Zahlungsverzug und drohendem Produktionsstillstand führte (4.000 nicht gebuchte Rechnung!)

  • fehlende Prozesse in der Auftragsbearbeitung die zu Auftragsabschlüssen ohne Klarheit führte . . . und dadurch zu dramatischen Auftragsverlusten

  • fehlende Prozesse und somit Freigabeprozeduren die zu unkontrolliertem Mittelabfluss ungeplantem Liquiditätsverlust führten

Ich gebe Ihrer Organisation Struktur und Transparenz.

3.1 Dokumentation von Geschäftsprozessen

Es “beginnt bereits mit dem Ende”, d.h. wie werden Geschäftsprozesse dokumentiert? In einer Vielzahl von Dateien ohne Verknüpfung die den Mitarbeitern per Ausdruck zur Verfügung gestellt werden. Leider greifen Mitarbeiter in vielen Fällen nicht auf die aktuelle Dokumentation der Geschäftsprozesse, Arbeitsanweisungen oder Checklisten & Formulare zu.

Ich erstelle die Dokumentation in den Prozess-Workshops zusammen mit den Mitarbeitern im EDV-System per Beamer. Die Mitarbeiter sind an der Entstehung beteiligt, sie gestalten die Veränderungen stückweise selber mit, erkennen die Verflechtungen untereinander und bekommen ein anderes Verständnis.

  • Geschäftsprozessdokumentation per Intranet im Explorer aus einem System verknüpfter Prozessabläufe.
  • Zu jedem Prozessschritt werden Zusatzinformationen hinzugefügt und angezeigt
  • Zu jedem Prozessschritt werden die beteiligten Personen oder Rollen hinzugefügt und angezeigt
  • Zu jedem Prozessschritt werden die zu verwendeten Dokumente (Checklisten, Formulare, Musterschreiben, etc.) hinzugefügt, angezeigt und verlinkt.

3.2 Gliederung von Geschäftsprozessen

Die Gliederung von Geschäftsprozessen in Führungs-, Unterstützungs- und Kernprozesse sorgt für eine übersichtliche Transparenz und hilft den Mitarbeitern die Zusammenhänge besser zu verstehen.

Zum Beispiel Kernprozesse werden klar strukturiert und beschrieben

  • Annahme Anfrage
  • Erstellen Angebot (Ja/ Nein)
  • Auftragsverhandlungen
  • Auftragsbestätigung
  • Auftragsplanung
  • Auftragsdurchführung/ Produktion inkl. Dokumentation
  • Nachtragsmanagement
  • Qualitätssicherung
  • Abrechnen zu vereinbarten Milestones
  • Abnahme
  • Schlussrechnung

In moderierten Prozess-Workshops habe ich mehrere Hundert Prozesse/ Teilprozesse mit den Mitarbeitern neu strukturiert. So wurden zeitfressende oder besonders umständliche Abläufe zu einfachen, klar verständlichen Tätigkeiten umgebaut, deren Vorteile für Mitarbeiter und Führungskräfte offensichtlich waren.

3.3 Umstellung der Arbeitsorganisation

Geänderte Prozessabläufe bedingen nicht selten die Veränderung der Arbeitsorganisation in den Abteilungen. Auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen gestaltet sich anders. Diese Veränderungen, Neuerungen sorgen bei Mitarbeitern für Befindlichkeiten, für Unsicherheiten. Je näher der Umstellungszeitpunkt kommt, desto mehr wird “gemauert” und auf “das Alte” gesetzt.

Diese Situationen sind mir nicht fremd. In einer Vielzahl von Projekten zum Geschäftsprozessmanagement habe ich die Mitarbeiter für eine Umstellung der Prozesse für Veränderungen gewinnen können, so dass die Mitarbeiter motiviert die Veränderungen selbst gestaltet haben.

Nachfolgend finden Sie eine Auswahl meiner Projekte aus dem Leistungsbereich “Auftragsorganisation”:

Neuen Schwung aufnehmen:

Sie benötigen einen schnellen Überblick über zentrale Bereiche Ihres Unternehmens?

 

 

Ich helfe Ihnen, schaffe Transparenz und lege die Fakten sowie Umsetzungsvorschläge auf den Tisch.

 

  • Geschäftsmodell und Leistungsangebot
  • kaufmännische Auftragsbearbeitung
  • Fertigung, Produktion, Wartung und Service